¿Cómo hacer una póliza contable electrónica?

“Las pólizas contables electrónicas son documentos digitales en los que registramos las operaciones contables de contribuyentes”

¿Qué es un registro contable?

Por cuestiones administrativas y fiscales es necesario llevar un registro contable, en general esto hace referencia a registrar las operaciones de lo que se vende/cobra y a quién, de la misma forma que se paga y a quién; así como registrar las deudas y créditos que se adquieren. Las pólizas son el elemento base de dicho registro.

Para crear una póliza contable se toma la regla de las cuentas T, donde a cada cargo (debe) le corresponde un abono (haber). Es así que una definición de póliza contable sería aquel registro, ya sea en medio físico (como papel, libros contables) o medios digitales que contiene información de operaciones de una empresa o de la actividad económica de una persona. Dichas pólizas se clasifican en diario, de ingreso o egreso.

Diferencia entre: Pólizas de diario, pólizas de ingresos y pólizas de egreso

Las pólizas de diario registran movimientos donde no existe un flujo de efectivo (no hay entrada o salida de efectivo o dinero en bancos); las pólizas de ingresos implican que hay un ingreso de efectivo o dinero a banco, mientras que en las pólizas de egreso lo que se registra es una salida de efectivo o de dinero de bancos.

Hablar de póliza contable electrónica es referirse aquella que se registra en un medio digital. Para crear una póliza electrónica entonces se debe contar con un sistema que permita el registro contable, y que además cuente con el formato (especificado en el anexo 24) y extensión (XML) requerido por la secretaría de administración tributaria (SAT). Estas herramientas permiten el envió en caso de que esta información sea solicitada.

Las pólizas electrónicas de un periodo (mensualmente) se envían solo a requerimiento de la autoridad fiscal; y puede ser por trámites de compensación o devolución de impuestos, o en caso de fiscalización (auditoría).

Qué datos requiero para realizar una póliza

Los datos generales necesarios para la creación de cada póliza, según la regla 1.8. 38 son:

• número único de identificación de la póliza (dato abierto a criterio del contribuyente)
• Fecha
• Concepto (descripción de la póliza)
• Número de las cuentas (con subcuentas) contables que se afectan (deben coincidir con los códigos agrupadores de SAT) descripción de la cuenta,
• Registro del monto del debe (cargo)
• Registro del monto del haber (abono)
• El UUID del CFDI es decir el folio fiscal de la factura que ampara la transacción
• RFC relacionado con la transacción –el tercero involucrado
• Monto total del CFDI –incluyendo IVA-, la moneda, tipo de cambio.

Existen datos adicionales para la creación de pólizas de ingresos o egresos que deben afectarse dependiendo de los métodos de cobro o pago que se utilizan, por ejemplo en caso de cheque se debe asignar el número de este, en transferencias se debe agregar el dato tanto de la cuenta (número de cuenta, banco, RFC de banco) de quién recibe el dinero cómo de quién lo envía.

Aunque parece que es demasiada la información a registrar, todo es cuestión de la herramienta que utilizas. Miskuentas genera pólizas con todos los datos necesarios según el tipo de póliza y los métodos de cobro/pagos, muchas de ellas de manera automática ya que la mayoría de esta información se localiza en los CFDI, lo que ahorra tiempo de registro.

Para obtener el XML (en formato ZIP) solo debes acceder al módulo de declaraciones – opción impuestos – elegir mes/año e ir a pólizas -en este apartado podrás ver el total de las pólizas clasificadas por diario, ingreso y egreso- agregar el acto de requerimiento (tipo de trámite) y el número de orden asignado al trámite. Una vez que obtienes dicho archivo solo queda acceder a SAT para enviarlo.