REPORTAN PROBLEMAS POR EL USO DE LA “Ñ”

RFC| IMSS

El uso de acentos y caracteres especiales puede generar diferencias entre las bases de datos de las distintas autoridades.

Uno de los requisitos de la versión 4.0 del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) o factura electrónica es que debe contener el nombre del receptor del comprobante tal como está en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC).

Debido a lo anterior, los contribuyentes se están dando a la tarea de validar nombre y demás datos de registro, tanto de empleados como de clientes, para estar en condiciones de emitir estos comprobantes.

Duda sobre el uso de acentos o caracteres especiales

Una de las dudas más comunes sobre el requisito del nombre del receptor, tiene que ver con el uso de acentos o caracteres especiales en los nombres o razones sociales.

La problemática que el uso de acentos y caracteres especiales puede generar, dadas las potenciales diferentes entre las bases de datos de las distintas autoridades.

Para darle seguimiento al tema, se publicó un nuevo artículo en el que se aborda el tema del uso de la “Ñ”, que está comenzado a reportar problemas de rechazos en los trámites.

El artículo indica que para el caso de los empleados esto adquiere aún más relevancia, porque el nombre que quede registrado en el sistema de nóminas es el que se utilizará, tanto para la generación del CFDI de nómina como para la generación de aviso afiliatorios y otras obligaciones patronales con otras dependencias.

Por eso, no basta confirmar que el nombre coincida con el registrado en el RFC, sino también en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y, preferentemente, con el registrado en la Clave Única de Registro Poblacional (CURP).

Uso de caracteres especiales

En el artículo se explica cómo la normativa mexicana vigente obliga a las instituciones públicas a registrar los nombres de las personas en mayúsculas y sin acentos, pero sí respetando el uso de la “Ñ”. Esto es, para las personas cuyos nombres o apellidos contengan la letra “Ñ”, esta deberá utilizarse para el registro.

Esta disposición está en vigor desde 2009, lo que significa que antes de ese año la forma de registrar los nombres con “Ñ” no estaba homologada y quedaba al arbitrio de la entidad gubernamental e, inclusive, del funcionario capturista en turno.

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) y el IMSS aceptan el uso de la “Ñ” en sus sistemas y bases de datos, y así lo señalan sus diversos instructivos para el reporte de información.

Rechazos por diferencias en el nombre

El artículo indica que los patrones que han realizado los esfuerzos por actualizar los datos de sus empleados conforme al RFC, ahora enfrentan el problema de que sus avisos al IMSS están siendo rechazados. Esto resulta en avisos no presentados o presentados fuera de tiempo con el consecuente incumplimiento o la causación de cuotas que no deberían proceder.

Sin embargo, señala que las diferencias en nombres no son exclusivamente por el uso de la “Ñ”, sino que pueden ser de otra índole. Pero muchos de los casos de rechazo que se están reportando son por esta razón.

Soluciones propuestas:

*La solución más ortodoxa es que los trabajadores realicen un trámite ante el IMSS para corregir o actualizar su nombre, trámite que se sabe es algo burocrático y lleva tiempo, por lo que no parece una solución de corto plazo.

*Una solución práctica es tener, en el sistema de nómina, dos campos para nombres: Uno, el nombre fiscal registrado en el RFC, y el segundo, el nombre para efectos de trámites de seguridad social. El sistema se programaría para utilizar cada nombre según el trámite que se va a realizar. Aunque es una solución práctica no es recomendable ni siquiera desde el punto de vista de sistemas, pues provocará inconsistencias y potenciales problemas, aunque es una salida a este problema en el corto plazo.

Se indicó que la situación no es simple, y que sería conveniente y necesaria la intervención del IMSS para apoyar en la resolución de este problema que puede escalar a altas dimensiones, según el número de personas que se encuentren en esta situación.

Además, recomendó a los patrones que comiencen la revisión de los nombres de sus trabajadores,tanto en el RFC como en el IMSS y, en su caso, definir un plan de acción para que los trabajadores puedan actualizar sus datos, a reserva de que sea el propio IMSS quien tome alguna acción en este sentido.