Qué es un software de contabilidad y qué tipos hay

“Una de las principales razones por las cuales las empresas fracasan es porque no tienen un buen sistema de contabilidad implementado, lo que proporcionaría señales de advertencia de que la empresa podría quedarse sin capital o que éste se encuentra en posible riesgo”.

El uso de un programa así es una de las mejores soluciones que puede tener una empresa al momento de hacer más eficiente sus procesos contables.

Es impresionante las horas de tiempo ahorradas en comparación con el manejo manual de los libros; además tener un software de contabilidad es más eficiente que utilizar una hoja de cálculo.

Esto se debe a que el software contable reduce o elimina en su totalidad la entrada de datos redundantes o innecesarios.

Si eres un propietario de un negocio, sin empleados, con poco o ningún inventario y un puñado de clientes, es posible que no necesites un software de contabilidad electrónica (aunque siempre se recomienda empezar lo antes posible para que tus finanzas estén a día) pero hemos de decir que siempre existen opciones de programas gratuitos o de bajo precio disponibles.

Los propietarios de pequeñas empresas que tienen inventario, tienen más clientes o que tienen una base de empleados, ahorrarán tiempo y tendrán registros más precisos si utilizan un programa contable.

La mayoría de estos programas son fáciles de utilizar pues en los últimos años los procesos se han hecho de fácil acceso; un software para pequeñas empresas generalmente ha sido diseñado para ser utilizado por una persona sin ningún tipo de experiencia en el área de contabilidad por lo que no habrá problemas con el uso.

Este programa es esencial para la correcta administración de una empresa. Antes de decidir qué paquete de software usar, es importante entender los diferentes tipos de software de contabilidad y bajo qué circunstancias se debe usar cada uno.

Tipos de software de contabilidad

El software contable se utiliza para recopilar información y para informar sobre la viabilidad financiera de una empresa y los hay de varios tipos.

La siguiente información detalla las clasificaciones generales de estos programas:

Hojas de cálculo.

Básico y con la que toda pequeña empresa inicia, simplemente utilizando una hoja de cálculo electrónica para tu gestión contable.

Usar una hoja de cálculo es económico, o gratis incluso, y el sistema puede configurarse de cualquier manera. Sin embargo, las hojas de cálculo son propensas a errores, ya que la información puede ingresarse en el lugar equivocado, incorrectamente o no ingresarse en absoluto, lo que resulta en estados financieros inexactos.

En consecuencia, las hojas de cálculo normalmente solo las utilizan las organizaciones que tienen volúmenes de transacciones muy bajos.

Software disponible comercialmente.

Estos programas son moderadamente configurables para las necesidades de una empresa, contienen varias capas de detección de errores para evitar el ingreso de información incorrecta y produce informes estándar que generalmente se pueden configurar según las necesidades del usuario.

Hay paquetes que son específicos para ciertas industrias, con características adicionales para satisfacer las necesidades de su mercado objetivo.

Este software puede requerir los servicios de consultores para ponerse en funcionamiento, y puede necesitar un proceso de instalación, así como personal en el lugar para mantener el software.

Una variación de este concepto es el software de contabilidad que está disponible como un servicio en línea, que requiere que los usuarios inicien sesión en el sitio del proveedor para acceder a él. Este tipo de software contable, en definitiva, la mejor opción en ese sentido.

Software de planificación de recursos empresariales.

El software de planificación, ERP, integra la información de todas las partes de la empresa en una sola base de datos. Este enfoque elimina los problemas asociados con tener un software independiente específico del departamento que no comparte información.

Sin embargo, también es muy costoso y puede requerir de mucho tiempo para su instalación y configuración. Este software generalmente solo lo necesitan las organizaciones más grandes y complejas.

Software de contabilidad personalizado.

Este software es desarrollado a medida para una organización. Este enfoque generalmente solo se toma cuando las necesidades de una entidad son tan específicas que no pueden satisfacerse con un paquete de los mencionados con anterioridad.

Sin embargo, este enfoque rara vez se toma, ya que el software personalizado puede llegar a tener errores y requiere más mantenimiento que los paquetes disponibles comercialmente. Resulta más caro y poco funcional.

¿Qué características de software de contabilidad necesitas según tu empresa?

Elabora una lista

Para saber qué tipo de software requieres, simplemente vas a realizar una lista de las tareas de contabilidad que utilizan las empresas de tu tipo para administrar su negocio. La mayoría de las funciones de contabilidad para pequeñas empresas, por ejemplo, incluyen:

• Reportes en tiempo real
• Cálculo de nómina de sueldos
• Informes de impuestos
• Descargas Masivas

Investiga sobre programas de contabilidad específicos de la industria

Hay softwares de contabilidad diseñados específicamente para ciertas industrias como la construcción, fabricación y distribuidores mayoristas. Si tu empresa está en una industria con requisitos de contabilidad específicos, puede haber un software de contabilidad con características para cumplir con ellos. Recomendamos investigar a fondo acerca de ellos.

Pregunta a otras personas en situaciones similares a la tuya

Vas a descubrir que no existe un software de contabilidad perfecto, pero si hay muchos que llegan a un 99% de efectividad. El objetivo es encontrar programa que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa.

Una vez que has reducido tus opciones de software de contabilidad, echa una mirada a las siguientes preguntas antes de comprar.

¿El sistema crecerá con tu negocio?

Debes investigar si el software que vas a contratar tiene módulos que se puedan agregar más tarde si es necesario, o si puede escalar y aceptar un mayor número de clientes sin problema.

Si no se pueden agregar módulos, ¿el software se actualiza fácilmente a una versión más eficiente para facilitar tus labores contables? O bien, ¿el software se exporta a un formato de datos como CSV para que pueda leerse si debería cambiar a otro título de software de contabilidad más adelante? ¡Considera esos puntos!

¿Qué es mejor? ¿Software de contabilidad en línea o de escritorio?

El software contable en línea es un software basado en web que se ejecuta de forma segura a través de un navegador de Internet. Es altamente recomendado pues es especialmente conveniente para acceder a datos contables y registros desde múltiples computadoras e incluso dispositivos móviles a través de aplicaciones.

¿Se puede restringir el acceso para algunos usuarios?

Si más de una persona está usando el software, una persona puede necesitar acceso completo a todas las funciones, pero otras solo necesitan acceso a las áreas de ingreso de datos y no a los informes. Este es un punto a favor del empleo de software de contabilidad que garantiza seguridad en la información.

¿El software viene con una prueba gratuita?

La mayoría de estos programas en México ofrecen pruebas gratis, y es mucho mejor si puedes probar el producto antes de comprarlo. De esa manera puedes ver qué tan útil es tener los módulos que ofrece cada software y si van de acuerdo a lo que necesitas.

Opciones de soporte de software de contabilidad

Recuerda incluir los costos de soporte en tu presupuesto. Algunos programas de contabilidad proporcionan asistencia basada en tarifas por correo electrónico o por teléfono desde el momento en que comienzas a utilizar el producto.

Sin embargo, es común que el costo del software de contabilidad para brinde soporte sin costo durante un período de tiempo determinado, por lo que puedes hacer preguntas cuando comiences a usar el servicio por primera vez sin incurrir en gastos adicionales.

En ocasiones, el software de contabilidad puede tener un foro de usuarios en línea gratuito donde también puedes hacer preguntas.

Revisa exactamente lo que ofrece cada una de las opciones.

Hay incluso algunos, como misKuentas, donde el soporte viene incluido en tu renta mensual o anual y es ilmitado.

¿Es mejor tener un contador contador o software de contabilidad?

Estos programas no reemplazan a un contador, el cual garantiza que tu empresa cumpla con las prácticas legales y de contabilidad aceptadas.

Pero, cuando usas un software de contabilidad, quitas las tareas de contabilidad de todos los días de las manos de un contador, por lo que vas a ahorrar dinero a corto, mediano y largo plazo.

Cualquier programa tendrá los informes que necesitas entregar mensualmente, trimestralmente y anualmente. Los informes pueden imprimirse o entregarse de manera segura de manera electrónica.

Pregunta a tu contador qué informes se necesitan y debes asegurarte de que puedes generarlos con el software que estás considerando.

Puedes optar por configurar un sistema de contabilidad manualmente (utilizando libros de contabilidad), electrónicamente (hojas de cálculo) o usar un software de contabilidad.

A menos que desees familiarizarte con las prácticas de gestión contable, un software de contabilidad y un contador son la opción más eficiente.

Que considerar al adquirir un software para la gestión contable

Cada negocio tendrá diferentes requisitos de un software de contabilidad. Al elegir un software de contabilidad, considera las siguientes preguntas:

• ¿Calcula el sistema todos los requisitos de nómina (Pago, vacaciones anuales, permisos de larga duración, etc.)?
• ¿Podrá el sistema manejar múltiples cuentas bancarias?
• ¿El sistema necesita manejar moneda extranjera?
• ¿El sistema rastrea registros financieros separados para cada negocio o departamento dentro del negocio?
• ¿Se puede encargar de todo lo relacionado con la facturación electrónica y timbrado de la nómina de la empresa?

En conclusión

Muchas empresas cometen el error de comprar una aplicación que se adapte a sus necesidades en el momento de la compra y no ven más allá de eso, u optan por software de escritorio, en lugar de un sistema en la nube, dejando de lado la seguridad y almacenamiento de la información ilimitada que ofrecen algunos.

Más tarde, cuando su negocio comience a crecer, el software no se podrá adaptar y muchas veces, los empresarios tienen que migrar a otro software. Migrar datos de un sistema existente a un software completamente nuevo puede ser complicado.

Entonces, recomendamos mejor optar por un software contable en línea que crezca con tu empresa

Siempre es mejor pasar más tiempo antes de la compra para salvar la frustración de una fase posterior.