¿Qué es y cómo hacer una contabilidad electrónica?

“ Para hacer una contabilidad electrónica los registros contables se deben realizar dentro de un sistema electrónico”

¿Qué es la contabilidad electrónica?

Llevar un registro contable es esencial tanto administrativamente como con fines fiscales. Es decir para cumplir con el pago de impuesto acorde a las obligaciones asignadas por la Secretaria de administración tributaria (SAT).

De forma general llevar una contabilidad es registrar lo que se vende/ cobra y de lo que se paga/gasta en tu negocio.  O  al realizar tu actividad económica así como las deudas y créditos adquiridos. Para fines más fiscales el registro especifica que tipo y cuanto se cobra y paga por concepto de impuestos.

Desde 2014 se hizo obligatorio que dicho registro se llevará de forma electrónica. Esto con fines de agilizar la recaudación fiscal y por naturaleza misma del tiempo de la digitalización de datos, es decir pasar del papel a los medios electrónicos.

Llevar la contabilidad electrónica

Así que llevar un contabilidad electrónica significa que los registros contables se realicen dentro de un sistema electrónico. Éste  permite generar la información en formato y archivo (tipo de extensión) que el SAT requiere para recibir la declaración, en su mayoría el formato que se utiliza es el XML.  Otro tipo de declaraciones como la informativa de operaciones con terceros (DIOT) el formato de archivo es extensión DEC; el cual se genera solo mediante el programa DEM que proporciona el SAT.

En este punto es necesario explicar que llevar la contabilidad electrónica es una obligación de todos los contribuyentes, sin embargo solo aplica en ciertos regímenes la obligación de realizar el envió al SAT de cierto información:

a). Lo que corresponde de manera general a catálogo de cuentas (solo una vez, en XML).

b). La balanza mes por mes (en XML).

c). DIOT mes por mes (en DEC). De manera específica por requerimiento de trámites se deben enviar las pólizas, auxiliar de folios y auxiliar de cuentas (en XML).

Con lo anterior NO debe entenderse que si no cuentas con la obligación de envió no registres la contabilidad de manera electrónica. Recuerda que llevar contabilidad electrónica es obligado para TODOS los contribuyentes, y qué continuamente las reglas de fiscalización van cambiando en el país. Así que debes prever que en algún punto el SAT puede requerirte la información con formato y extensión de envió según lo que el anexo 24 estipula.

La preponderancia de registrar la contabilidad en forma electrónica

Con lo anterior resulta imprescindible que cuentes con el servicio de un sistema que generé los archivos de contabilidad electrónica necesarios. Esto es que incluya las actualizaciones requeridas por SAT en cuanto a formato y que sea amigable, estas características las encuentras con miskuentas, además podrás ingresar desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar para obtener los archivos de envió de contabilidad electrónica o para realizar el registro contable.

No está de más comentar que en cuanto a registro contable miskuentas representa la forma más sencilla, ya que mucha de la información se registra automáticamente al ingresar las facturas en XML y cuenta con herramientas para que los cobros y pagos a dichas facturas también se registren de forma automática.

Por lo que te recomendamos que verifiques de que manera tu contador lleva el registro de tu contabilidad, en caso de ser un contribuyente sin contador que obtengas la mejor herramienta para registrar de manera electrónica tu contabilidad. Además considera que si omites enviar los archivos de contabilidad electrónica y estás obligado a ello puedes ser acreedor de multas.